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金水区委编办突出“四心”强化“四点”推动事业单位登记档案管理工作提质增效
发布时间: 2020-09-14
         为扎实做好事业单位登记档案管理工作,进一步提高登记档案管理水平和服务能力,金水区委编办从收集、整理、保管、服务四个方面,突出“四心”强化“四点”,推动登记档案管理工作提质增效。
         一、用心收集,找好规范有序这个准入点。一是制定统一标准,编制服务指南,明确各项登记业务所需材料、标准用表、填写规范等,大大提升档案的指导性和准确率;二是严格审核验收,在一次性告知的前提下,对于材料仍不规范的退回修改,直至整改到位再接收,确保归档材料齐全、规范、真实;三是实行日清日结制,坚持档案归结与日常登记业务同步推进,完结的业务材料即时整理、即时归档,做到“今日事今日毕”,避免档案扎堆和遗失。
         二、匠心整理,把好科学分类这个着力点。一是合理分类编排,建立举办单位目录索引,根据“一户一档,一档一盒”的建档要求,在卷、类、件、份科学分类的基础上,细化卷内各类登记材料,做到档案分类明确、编排有序、目录清晰;二是强化专项管理,为了充分掌握各事业单位历史沿革,全面梳理各类机构改革及教育、卫生等重点领域改革相关文件,设立专项分类索引,提高检索效率;三是加强“进、出”双重指导,通过邀请区档案局专业人员到单位专题讲座、一对一现场教学指导等“请进来”和参加区档案局组织的专题培训班、学习交流会等“走出去”有机结合,学习专业的档案整理分类经验,促进登记档案整理分类进一步科学化、规范化。
         三、悉心保管,抓好电子档案这个突破点。一是加强硬件设施建设,为适应档案电子化工作需求,对原有档案室进行升级改造,配备计算机、扫描仪、打印机、数码相机等专用设备,提高档案专管员的专业操作技能,为档案电子化奠定坚实基础;二是建立数据库,对所有纸质档案扫描分类后录入电脑,一家一户独立电子档案,加强动态管理,对产生变更的数据及时归档、更新,保证电子档案与纸质档案同步同质;三是加强安全防护,数据库实行“1+1”管理,即档案专管员一人管理,一台专用电脑储存,并定期组织安全管理培训,加强专管员的安全意识和信息管理技能,防止信息流失,确保信息安全。
         四、诚心利用,站稳档案服务这个落脚点。一是制定档案查阅利用制度,查阅者需持相应的合法身份证明,经核实符合条件的,根据档案查阅的程序、时限等规定进行,同时认真做好档案查询台账记录,严格依规办理,合理查阅利用;二是强化服务意识,不断提升档案利用服务水平,以耐心热情、专业高效的服务,为查询人员提供方便,确保登记档案管理工作能够更好地为事业单位提供服务、为社会查询提供法律凭证,实现登记档案信息利用最大化。

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